前几个月,为了研究个人知识管理,自然就将关注到了时间管理,于是,就找到了番茄工作法。对于"番茄工作法"这个词,一开始就觉得很奇怪,怎么会叫这个名字?
原来,这个名字的由来是"番茄钟"而来的,一个用于平时定时,形状像番茄的钟,仅此而已。
简单的理解
对于番茄工作法,可以简单地理解为:每集中精力工作或学习25分钟,休息5分钟。
一开始,我也是这么理解的,也是这么做的。
但事实上,番茄工作法有它的规则:
番茄工作法规则
一个番茄时间共30分钟,包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。除此之外,还有以下规则:
1、每四个番茄时间过后,停止你的工作,进行一次较长时间的休息,大约15到30分钟。
2、一个番茄时间是不可分割的,不存在半个番茄时间或一刻钟的番茄时间。
3、一旦开启番茄计时器,就必须要坚持到底。如果你当真要打断当前番茄数时间,无论是你挡不住诱惑,还是真的发生了紧急的事情,你只需要做一件事:把当前的番茄时间作废,就算马上就要响铃了也是一样,然后在表中对应处标上点号。这时候你不能画“x”。
:4、如果你在番茄计时器响起前就完成了手头的工作,你可以利用剩余的一部分番茄时间,复习一遍之前所学的,或检査一下所做的工作,这样可以使你得到一点小小的提高,记录一下你所做的事情,直到铃声响起。
5、“保护你的番茄”,明确地告知想要打断你的人,并商量推退他的请求。
6、如果一项任务的估测值大于5到7个番茄,那么就打散它。复杂的工作应该被分割为小的事情如果一项任务的估测值小于一个番茄,就把几个小任务组合成一个大任务。
7、一个番茄一个番茄地连续下去,就会成功。
计划
番茄工作法要求每天为单位,进行五个阶段:计划、追踪、记录、分析、可视化处理。
计划是一天的开始。
番茄工作法推荐的是一支铅笔,一张白纸,每天早上将今天要做的事情写下来。
但是现在进入电脑时代,我使用的是"滴答清单"软件,计划每天的工作,同时该软件还可以启动"番茄钟",记录你每项工作所花费的番茄钟,个人比较推荐。
学习了番茄工作法后,我每天的工作做了些改进:
1、每天只做六件事,按紧急程度排列,超出部分移到明天的计划中去。
2、每件事情的后面"*"星号代表一个番茄时间,提前计划好每件事情所需的番茄时间。
3、如果一件事情,不到一个番茄时间就完成,就合并几件事情到一个番茄钟。
4、如果一件事情要超过5-7个番茄钟,就将这个事情进行分解为几个事情。
实施番茄钟经常遇到的问题
一开始尝试一个番茄时间内集中精力,发现头脑内会闪出好多事情,会分散自己的注意力。我们称之为内部打断。
头脑是很活跃的东西,平时可能不觉得,当你尝试精中精力25分钟,事情就来了,经常会想到一些其它的事情。对于自己的闪念,要正确对待,做好记录,集中时间去处理。头脑里闪出的往往是马上想做的事,或者未完成的工作,如果不马上记录下来,一是会影响自己的注意力;二是事后,不一定会想起来。头脑总是感觉有未完成的工作,会影响自己大脑的思考。清空自己的大脑,这样会使头脑更加集中精力。
我将这些闪念,马上记录到滴答清单软件中(用快捷键调出输入框,智能识别日期,比如输入"明天记得带伞",自动会将事项放到明天的清单),马上又回到工作,尝试了二天,发现效果良好。
外部打断
为了减少外部打断,现总结如下:
电脑软件:关闭信息提示音。
手机:关闭信息提示音。
同事:偶尔有同事会搭话,我能应付的就应付,马上处理,处理完后立即回到番茄时间。如果需要长时间处理的,二个选择:1、和同事商量,25分钟后会去找他;2、立即处理,将当前的番茄钟作废。
让打断变成任务
每当我们应用番茄工作法的时候,总会有一些内部或者外部打断,那么就要用番茄时间,去处理、去安排这些计划外事件(微信、电话、会议等),让打断变成第二天要处理的事情。
不管是内部打断,还是外部打断,都可以变成下一步的任务,集中时间去处理。
后记
目前,我将番茄钟应用于每天的工作和生活有一个多月,效率提升明显。以前头脑里闪念太多,想到什么做什么,很难在一个时间段内集中精力,导致工作学习的效率不高。
应用番茄钟后,每个时间段时有心理暗示:必须完成这个番茄钟才能休息。
后来,我将番茄钟的理念,给我女儿讲。有一天,女儿跟我说,她的语文老师在一次自习课的时候,拿出了一个番茄钟,然后定25分钟,要求全班同学在这25分钟之内不能说话,集中精力学习。自此之后,她对番茄工作法有了兴趣。我偶尔也会要求女儿使用番茄钟来做作业,虽然还没办法做到完全专注,但是她已经理解专注的重要性了。 我们每天面对大量的互联网信息,微信、QQ、各种新闻、看八卦,不断地收割着我们的注意力,而我们还遨游在信息的海洋里,迷失自己却全然不知。时间对于每个人来讲是最公平的,每个人的时间都一样,不管是贫穷和富裕。
而时间是不能被"管理"的,我们能控制的,只是自己的注意力,改变自己,让我们从一个小小的番茄钟开始吧!